При выборе конференц-зала необходимо учесть множество факторов.
Организаторы знают, как сложно провести хорошую конференцию или бизнес-мероприятие. Важна каждая мелочь, ведь приглашенные гости ожидают от события не только новых знаний и возможностей нетворкинга, но и чётко организованного процесса проведения. Правильный выбор места проведения бизнес-мероприятия может обеспечить вам 85% успеха.
При выборе конференц-зала необходимо учесть множество факторов. Имеет значение как тематика встречи, так и пожелания гостей. Для проведения конференции на высоком уровне помещение следует подобрать заранее. В Петрозаводске представлено достаточное количество конференц-залов, но только некоторые будут отвечать самым взыскательным требованиям.
Давайте рассмотрим, на какие критерии необходимо обратить внимание при выборе площадки.
Расположение - один из главных факторов при выборе помещения. Если вы не хотите обременять участников долгой дорогой, стоит выбрать местоположение в городе, ближе к центру.
Заранее стоит обдумать транспортную логистику. Если большинство гостей прибудут на личном транспорте, то необходимо наличие хорошей вместительной парковки около здания, желательно закрытой, чтобы гости гарантированно и безопасно смогли припарковать свой автомобиль.
Не все отели в центре Петрозаводска могут похвастаться собственной парковкой. Обратите внимание на отель "Фрегат". Он расположен в центре города, но при этом в живописном месте на набережной. До "Фрегата" не только легко добраться на личном автомобиле, но и есть возможность оставить машину. Ведь отель располагает собственным бесплатным закрытым паркингом во внутреннем дворе.
Приятный бонус для всех гостей мероприятия - великолепный вид на Онежское озеро.
Итак, локацию выбрали, теперь стоит определить размер помещения. Для этого необходимо учесть количество приглашенных на мероприятие гостей. Стандартная рекомендация предлагает использовать около 4 м² на одного участника. Важно создать комфортную атмосферу как для участников, так и для выступающих. Дискомфорт могут причинить и слишком маленький, и слишком большой зал.
Для того, чтобы подстроиться под формат мероприятия, некоторые конференц-залы предусматривают возможность трансформации залов - с помощью мобильных перегородок.
Общая площадь отеля "Фрегат" - 490 м². С помощью мобильных перегородок со звукоизоляцией залы легко трансформируются. В отеле представлены 6 конференц-залов вместимостью от 10 до 400 человек. Такой формат позволяет создать индивидуальное и комфортное пространство для проведения мероприятия любого масштаба на самом высоком уровне.
В зависимости от выбранного формата мероприятия, требования к техническому оснащению зала могут отличаться.
Если планируете формат презентации, то важно обратить внимание на разрешение и контрастность проектора, размеры экрана. Важно, чтобы всем гостям было видно изображение, наличие экрана будет существенным преимуществом. Возможность подключения ноутбука, скоростной интернет, кликер для легкого управления контентом презентации - мелкие, но очень важные детали успешного мероприятия.
В любом случае вам будет необходима хорошая акустическая система, микрофоны, ведь спикеров должно быть хорошо слышно. Также стоит обратить внимание на наличие системы кондиционирования воздуха, чтобы обеспечить гостям комфортную температуру даже при большом скоплении участников.
В рамках дополнительных удобств в конференц-зоне участникам могут предлагаться флипчарты с маркерами и бумагой, навигация, канцелярские принадлежности, бутилированная вода, цветы и т.д.
Резюмируя, скажем, что при выборе локации следует обратить внимание на возможность полного технического и административного сопровождения (все это предусмотрено в отеле "Фрегат"), а также дневной свет, которым могут похвастаться далеко не все залы в городе.
Если у вас организована регистрация участников, и вы приглашаете гостей за полчаса до начала приветственного слова, чтобы обеспечить им свободную регистрацию, то welcome coffee – ваш "must have". Бодрящий кофе поможет участникам настроиться на рабочий лад, пока они ожидают своих коллег.
При длительности мероприятия в пределах 4-5 часов достаточно будет кофе-брейка в середине или по окончании мероприятия. Во время кофе-паузы участники смогут пообщаться, поделиться впечатлениями, установить деловые связи или получить консультации. Если же мероприятие рассчитано на целый день, то необходимо позаботиться об обеде.
Ресторан отеля "Фрегат" всегда к вашим услугам и готов предложить изысканное меню фуршетов, завтраков, кофе-брейков, обедов, ужинов, банкетов любой сложности.
"Фрегат" по праву считается одним из самых современных отелей бизнес-класса Петрозаводска. Четырехзвездочный отель расположен в центре города, в тихом живописном месте на берегу Онежского озера. Современный дизайн, стильный интерьер – идеальное сочетание для успешного мероприятия любого формата. Конференц-зона отеля была открыта совсем недавно.
Самый щепетильный вопрос. Для хорошего конференц-зала важно сочетание цены и качества предоставляемых услуг. Для того чтобы быть уверенным в том, что бюджет не вырастет уже после расчетов и согласования, важно обсудить все детали заранее. Здесь вам помогут опытные менеджеры, которые обсудят с вами все потребности и будут вашими помощниками в течение всего мероприятия.
"Фрегат" оказывает услуги по организации конференций, семинаров и бизнес-мероприятий любого формата по приятным ценам. А учитывая все преимущества конференц-зоны, новизну и технологическое совершенство площадки, проведение мероприятия на базе отеля "Фрегат" окажется для вас более выгодным вариантом.
Если ваши гости прибывают из другого города, самым удобным вариантом для них будет являться размещение в том же отеле, где будет проходить мероприятие. Как правило, многие отели предлагают специальные тарифы на проживание иногородних коллег и организацию трансфера для групп.
Например, "Фрегат" предоставляет скидку 50% на аренду конференц-залов при бронировании номеров. В случае, если конференция рассчитана на несколько дней, то стоит продумать вечернюю развлекательную программу. Приятным запоминающимся бонусом станет экскурсия по городу или достопримечательностям Карелии.
Отель "Фрегат" находится в двух шагах от Петрозаводского порта – места отправления водного транспорта на остров Кижи. Сотрудники отеля с удовольствием окажут помощь в организации экскурсионной или активной программы для групп.
Если вы учтете все предложенные критерии выбора локации для проведения мероприятия, то сможете провести его на должном уровне.
Одной из таких площадок в Петрозаводске является конференц-зона отеля "Фрегат", так как сочетает в себе удобное расположение, множество вариантов размещения, паркинг и качественное обслуживание, трансфер участников, кейтеринг от первого рыбного ресторана, а также проживание в комфортных номерах.
Вы уже определились с выбором? Позвоните по телефону +7 (8142) 59-42-09. Специалисты отеля с большим опытом организации мероприятий учтут все пожелания и тщательно организуют все этапы планируемого события.
